文書の本文
稟 議 書
稟議番号 R-2026-118 起案日 2026年11月12日
起案部署 総務部 起案者 高橋 美咲
決裁区分 取締役決裁 決裁希望日 2026年11月18日
担当 課長 部長 取締役
件名：本社・物流センター 複合機入替（5台）および保守契約締結の件
1. 目的・背景
現行の複合機5台は導入から7年が経過し、故障による停止が月に2〜3回発生しています。メーカーから保守部品の供給終了（2027年3月）の案内があり、出荷伝票の印刷が止まると物流センターの出荷業務に影響が出るため、入替を行います。
2. 内容
株式会社東和オフィス機器よりカラー複合機5台を購入し、5年間の保守契約（カウンター方式）を締結します。設置完了は2026年11月30日の予定です。
3. 金額（税抜）
内訳 金額
初期費用（本体・設置・撤去、出精値引き後） 3,005,000円
保守費用（5年間・想定枚数による試算） 4,320,000円
合計（税抜） 7,325,000円
合計（税込・10%） 8,057,500円
4. 業者選定（相見積もり）
3社に同一の条件・数量で見積りを依頼し、全社から期限内に回答を得ました。比較は税抜・5年間の総額と、あらかじめ決めた評価項目・重みで行いました（詳細は添付の見積比較表）。
順位 会社名 5年総額（税抜） 評価点（100点満点）
1 株式会社東和オフィス機器 7,325,000円 95.0
2 株式会社さくら事務機 7,330,000円 86.0
3 北辰ビジネスシステム株式会社 8,140,000円 75.0
5. 選定理由
5年間の総額が3社のうち最も低い（2位の株式会社さくら事務機との差は5,000円）。
保守の訪問対応が受付から4時間以内で、故障時の出荷業務への影響が最も小さい。
11月末に設置でき、現行機の保守部品の供給終了前に切り替えられる。
本体価格が最も安い北辰ビジネスシステム株式会社は、カウンター料金が高く、5年総額では最も高くなる。
6. 予算
初期費用は2026年度 設備予算（複合機入替）3,500,000円の範囲内です。保守費用は各年度の事務経費から支出します。
7. 添付資料
見積依頼書（HK-2026-031）
見積比較表・評価表
各社見積書（3通）
8. 備考
契約前に保守契約書の条件（訪問時間、部品の供給期間、契約期間中のカウンター単価）を書面で確認します。
不採用の2社には、2026年11月20日までに結果をご連絡します（他社の金額は開示しません）。
決裁 承認 ・ 否認 ・ 条件付承認 決裁日 年 月 日
Made with Layers — layers.md